Checklist nieuwe privacywet (AVG) en personeel

Wat betekent de nieuwe privacywet (AVG) voor jou als ondernemer? En voor jouw personeel? Een overzicht met 9 belangrijke taken voor werkgevers.

 

Privacywet AVG

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe wet voor alle landen in de EU: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). De nieuwe wet geeft bedrijven een grotere verantwoordelijkheid om de privacy van personen te beschermen.

De AVG gaat over de bescherming van persoonsgegevens. Dit omvat:

  • Klantgegevens
    Zorg dat je personeel op een juiste manier omgaat met de gegevens van (potentiële) klanten.
  • Personeelsgegevens
    Zorg dat je personeelsdossier voldoet aan de nieuwe eisen.
  • Andere persoonsgegevens
    Als jouw bedrijf ook andere persoonsgegevens opslaat of beheert (zoals gegevens van leveranciers en relaties of databases van andere bedrijven) moet je voldoen aan deze regels.

Let op!

Organisaties die niet voldoen aan de AVG kunnen een boete krijgen van maximaal 20 miljoen euro.

Checklist AVG

Voldoet jouw bedrijf aan de nieuwe privacywet? Gebruik deze checklist met 9 duidelijke taken voor ondernemers met personeel.

  1. Check of je gegevens mag verwerken
    Je mag alleen persoonsgegevens opslaan en verwerken als je voldoet aan minimaal één van de grondslagen van de AVG. In de meeste gevallen moet je gewoonweg toestemming krijgen van de personen in kwestie. Voor ‘bijzondere’ en strafrechtelijke persoonsgegevens gelden weer extra eisen.
  2. Houd je aan de verantwoordingsplicht
    Je moet kunnen aantonen dat jouw organisatie aan de AVG voldoet. Het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten is onderdeel van de verantwoordingsplicht. Breng de gegevensverwerking van je bedrijf in kaart. Schrijf op welke persoonsgegevens je verwerkt, met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen, waar je ze opslaat en met wie je ze deelt.
  3. Vraag op de juiste manier toestemming
    Je moet kunnen aantonen dat personen toestemming hebben gegeven aan jouw bedrijf om hun persoonsgegevens op te slaan. Je moet die toestemming netjes vragen, op een duidelijke en ondubbelzinnige manier.
  4. Geef personen inzage en rechten
    Personen hebben het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering van hun gegevens. Zorg dat dit mogelijk is, bijvoorbeeld in een beveiligde online omgeving (portal). Als personen hun gegevens willen wijzigen, moet je de wijzigingen ook (automatisch) doorgeven aan de instanties waar je de gegevens mee hebt gedeeld.
  5. Zorg voor dataportabiliteit
    Je moet ervoor zorgen dat personen hun gegevens makkelijk kunnen opvragen en door kunnen geven aan een andere organisatie. Bijvoorbeeld bij de overstap naar een andere partij.
  6. Maak een data protection impact assessment (DPIA)
    Hiermee breng je vooraf de privacyrisico’s in kaart van een bepaalde gegevensverwerking. Daarna neem je maatregelen om de risico’s te verkleinen. Lees meer over het maken van een DPIA en wanneer dit verplicht is.
  7. Stel een verantwoordelijke aan
    Zorg dat er iemand toezicht houdt op de gegevensverwerking volgens de AVG. Uiteindelijk ben je hier zelf verantwoordelijk voor als werkgever. In sommige gevallen ben je verplicht een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen binnen je bedrijf.
  8. Houd je aan de meldplicht datalekken
    Deze meldplicht bestond al, maar je moet nu ieder datalek documenteren dat binnen jouw bedrijf heeft plaatsgevonden.
  9. Zorg voor verwerkersovereenkomsten
    Als je de gegevensverwerking hebt uitbesteed aan een andere partij, zorg dan dat de overeenkomsten aangepast worden aan de nieuwe eisen van de AVG.

Tips

 

Bron: www.ondernemenmetpersoneel.nl

leave a Comment