Checklist voor het opnemen van vakantiedagen

Met vakanties in aantocht nemen veel werknemers vakantiedagen op. Welke regels gelden daarbij en waar moet je bij een aanvraag op letten? Deze checklist van XpertHR Actueel bespreekt de belangrijkste punten voor het opnemen van vakantiedagen.

 

De hoofdregel

Een werknemer bepaalt in eerste instantie of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt. De werkgever kan een verlofaanvraag weigeren als hij daar gewichtige redenen voor heeft. Dan moeten de belangen van de organisatie zo groot zijn dat de wensen van de werknemer daarvoor moeten wijken. Als er bijvoorbeeld ineens te veel collega’s ziek zijn of het bedrijf net een grote klus heeft binnengehaald en de werknemer eigenlijk tijdelijk onmisbaar is, dan zou de werkgever kunnen weigeren.

 

Behandel werknemers op gelijke wijze

Zorg er als werkgever voor dat je verzoeken om verlof steeds consistent, eerlijk en gelijk behandelt binnen een organisatie. Voorkom dat je bepaalde groepen of individuen voortrekt of juist achterstelt.

 

Voorkom discriminatie

Pas op voor discriminatie. Kerst, Pasen en vele andere erkende vrije feestdagen zijn christelijke feestdagen. Als een feestdag voor een ander geloof niet valt op een erkende feestdag, mag u mensen met een ander geloof niet weigeren om die feestdag te vieren. In veel cao’ s is hierover een bepaling opgenomen.

 

Afwijken van de hoofdregel

De werkgever mag in enkele gevallen van de hoofdregel afwijken:

– In afspraak met de betreffende werknemer mag een werkgever een werknemer gedurende een bepaalde periode verplichten om vakantie op te nemen.

– De werkgever mag afspreken dat vakantie in een bepaalde drukke periode niet mogelijk is.

– Andere denkbare afspraken zijn dat collega’s niet tegelijkertijd met een directe collega op vakantie mogen gaan of dat de werkgever een voorrangsregeling instelt voor ouders met schoolgaande kinderen.

 

Beleid vastleggen

Om de vakantieplanning binnen een onderneming in goede banen te leiden, is het aan te raden om een beleid te maken en dit vast te leggen. Werkend Talent helpt u graag met het opstellen van een vakantiereglement.

 

Zieke werknemers

Werkgevers moeten zieke werknemers stimuleren om op vakantie te gaan. Dat is in elk geval de bedoeling van de huidige wetgeving. Sinds 1 januari 2012 mogen zieke werknemers ook vakantiedagen opnemen. Hierbij gelden de volgende regels:

– Zieke werknemers die vakantie opnemen zijn vrijgesteld van re-integratie. Zij nemen voor de gehele arbeidsduur vakantie op.

– Werknemers die gedeeltelijk hun eigen werk verrichten, nemen voor de gehele arbeidsduur vakantiedagen op.

Als de werkgever een zieke werknemer stimuleert om vakantiedagen op te nemen, moet de werknemer dit kunnen aantonen. Bevestig dus schriftelijk dat de werknemer is gestimuleerd om vakantiedagen op te nemen en wijs hem daarbij op de vervaltermijnen (zie hieronder). Zo voorkom je discussie en het verwijt dat de zieke werknemer niet wist dat zijn vakantiedagen zijn komen te vervallen.

 

Vervaltermijnen

Wijs werknemers op de vervaltermijnen van niet opgenomen vakantiedagen. Als u medewerkers heeft met een groot verlofoverschot, is het goed hen te stimuleren om hun niet opgenomen vakantiedagen tijdig op te nemen. De vervaltermijnen zijn:

– Wettelijke vakantiedagen opgebouwd na 1 januari 2012: zes maanden na het jaar waarin ze zijn toegekend, u mag met een werknemer afspreken dat deze termijn wordt verlengd. U mag de termijn echter niet verkorten of de dagen afkopen.

– Wettelijke vakantiedagen opgebouwd voor 1 januari 2012: vijf jaar na het jaar waarin ze zijn toegekend, u mag in overleg met de werknemer de termijn verlengen.

– Bovenwettelijke vakantiedagen opgebouwd voor 1 januari 2012: vijf jaar na het jaar waarin ze zijn toegekend. u mag deze termijn in overleg met werknemer verlengen en verkorten. Ook kunnen de dagen worden afgekocht.

– Bovenwettelijke vakantiedagen opgebouwd na 1 januari 2012: vijf jaar na het jaar waarin ze zijn toegekend. Je mag deze termijn in overleg met werknemer verlengen en verkorten. Ook kunnen de dagen worden afgekocht.

– Vakantiedagen die niet zijn opgenomen omdat de werknemer niet in staat was deze op te nemen, hebben een verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar waarin zij zijn toegekend.

– Ook voor zieke werknemers gelden vervaltermijnen. Als een werknemer zo ziek is dat hij niet in staat is om vakantie te genieten, is de vervaltermijn vijf jaar. Hiervan is volgens de wetgever echter niet snel sprake.

 

Administratie

Zorg voor een goede administratie. Als je als werkgever geen administratie voor vakantiedagen hebt, wordt automatisch de administratie van de werknemer als uitgangspunt genomen. Bron: https://www.xperthractueel.nl/verlof/checklist-vakantie-aanvragen/. Werkend Talent helpt graag bij het juiste documenteren van verlofaanvragen in het personeelsdossier. Vraag ons vrijblijvend om advies!

 

leave a Comment