Met een clausule in het contract maak je het personeelshandboek onderdeel van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met werknemers sluit. Als de werknemer zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek. Dat scheelt veel individuele onderhandelingen en papierwerk, maar ook eventuele discussies achteraf.

*Let op: Bij de invoering van een personeelshandboek behouden werknemers in principe het recht op bestaande individuele afspraken. Wil een werknemer hieraan vasthouden, dan kun je daar alleen onderuit als je kunt aantonen dat er een zwaarwegend bedrijfsbelang is.

Voordelen personeelshandboek

Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je werknemers:

• Houvast. Je werknemers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
• Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je werknemers.
• Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je werknemers.
• Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je werknemers ervoor getekend hebben.
• Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere werknemer afzonderlijk te onderhandelen*.

*Let op: Voor aanpassing van regels of afspraken is in veel gevallen instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging vereist.

Inhoud personeelshandboek

Bij het zelf maken van een personeelshandboek moet je zorgvuldig te werk gaan. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.

• huis- en gedragsregels
• salarisafspraken
• functieomschrijvingen
• veiligheidsprocedures
• werktijden
• kledingvoorschriften
• overwerk
• woon-werkverkeer
• ongeoorloofd verzuim / te laat komen
• ziekte en arbeidsongeschiktheid
• vakantie en verlof
• pensioen
• opleidingen

* Let op: Valt je bedrijf onder een verplichte cao? Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

Personeelshandboek maken, 8 tips

Heb je de onderwerpen voor het personeelshandboek op een rijtje gezet? Dan wordt het tijd om na te denken over de structuur en de vormgeving van het handboek. Onderstaande tips helpen je daarbij.

1. Zorg voor een overzichtelijke structuur

Het handboek moet een naslagwerk zijn, geen doolhof. Zorg dat de lezer snel vindt wat hij zoekt. Maak een duidelijke indeling in hoofdstukken en paragrafen, met bijbehorende inhoudsopgave. Schrijf een inleiding waarin je nut en noodzaak van het handboek toelicht, eventueel met een korte uitleg van de hoofdstukopbouw. Afhankelijk van de omvang van het handboek kun je overwegen om achterin een trefwoordenregister op te nemen.

2. Kies voor de juiste uitstraling

Het is raadzaam om de stijl en de toon van het handboek in lijn te brengen met de bedrijfscultuur. Bij een formele sfeer en cultuur past een strakke en gedegen schrijfstijl, bij een informele sfeer kies je juist voor een wat lossere stijl. Maar pas op dat het niet te joviaal wordt.

3. Schrijf helder en duidelijk

Welke stijl je ook kiest, zorg ervoor dat de tekst leesbaar is. Houd de zinnen kort en krachtig, omschrijf elk onderwerp zo beknopt mogelijk. Doe dit in heldere bewoordingen, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de interpretatie van de tekst.

4. Houd de opmaak luchtig

Zorg dat het handboek uitnodigt tot lezen. Dit bereik je door ‘lucht’ in de opmaak te brengen. Gebruik geen lange lappen tekst, want die worden niet gelezen. Werk in plaats daarvan met witregels en tussenkopjes. Je kunt de tekst eventueel afwisselen met foto’s of andere afbeeldingen. Wees daarbij wel kritisch en blijf professioneel: de afbeeldingen moeten passen bij de gekozen uitstraling.

5. Kies voor een positieve insteek

Maak van je personeelshandboek geen personeelswetboek. Natuurlijk moeten je werknemers in het handboek kunnen lezen wat zij wel en niet mogen doen, maar breng dat op een positieve manier. Leg de nadruk niet op wat verboden is, maar juist op wat verwacht en gewaardeerd wordt. Dat werkt motiverend en maakt dat je werknemers de regels sneller accepteren.

6. Geef je werknemers inspraak

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je werknemers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Dit kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

7. Zorg voor een goede verspreiding

Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelseden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere werknemer bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.

8. Houd het personeelshandboek up to date

Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.